docuvita compact

Drei gute Gründe für Dokumentenmanagement

Um im härter werdenden Wettbewerb bestehen zu können, wird die effiziente Verwaltung von Informationen immer wichtiger. Ein digitales Archivierungssystem kann hierzu einen wertvollen Beitrag leisten.

Dokumentenmanagement senkt Verwaltungskosten

Mit dem Einsatz eines DMS-Systems werden Geschäftsunter- lagen und relevante Informationen ausschließlich in elektro- nischer Form aufbewahrt. Die Dokumente werden automatisch abgelegt und können später sehr schnell wieder hervorgeholt werden.

Dokumentenmanagement optimiert Arbeitsabläufe
Eine Mehrfachablage findet nicht mehr statt. Sofort nach der Archivierung im System stehen die Dokumente allen berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung. Alle Dokumente erreichen in Windeseile ihren Bestimmungsort und können, da sie in elektro- nischer Form vorliegen, wesentlich effizienter verteilt werden.

Dokumentenmanagement verbessert Kundenbeziehungen

Stellen Sie sich vor, ein Kunde ruft an. Er hat eine Anmerkung zu einem Schreiben, welches er letzte Woche von einem Ihrer Mitarbeiter erhalten hat. Dieser ist allerdings zur Zeit nicht im Hause. Die Frage ist nun: wo ist dieses Schreiben ? Mit einem DMS finden Sie das gesuchte Dokument innerhalb von Sekun- den. Sie können dem Kunden sofort qualifiziert antworten. Denn das Dokument, egal ob Email, Office-, Beleg- oder Scandokument, ist in der zentralen Ablage archiviert.

Fünf gute Gründe für docuvita compact

Mit docuvita compact setzen Sie auf neueste Technologie in einem anpassbaren und ausbaufähigen System. Dies wird kombiniert mit einer vertrauten und intuitiven Benutzer- oberfläche.

Niedrige Investitionskosten
Bei der Entwicklung von docuvita wird, wo immer es möglich und sinnvoll ist, lizenzkostenfreie Open-Source-Software verwendet. Die dadurch entstehenden Kostenvorteile werden an die Kunden weitergegeben.

Niedrige laufende Kosten
Die Gestaltung der Benutzeroberfläche orientiert sich am Bedienkonzept gängiger Software, die den allermeisten Benutzern vertraut ist. In der Regel benötigen Anwender nur wenige Stunden Schulung, bis Sie selbständig mit dem System arbeiten können. Auch die wesent- lichen administrativen Funktionen lassen sich innerhalb kürzester Zeit erlernen.

Hohe Anpassbarkeit

Standardmäßig verfügt docuvita compact über eine extrem hohe Anpassbarkeit. Mit wenigen Mausklicks bearbeiten Sie die Ablagestruktur, legen neue Dokumenttypen an oder erweitern bestehende Objekttypen um beschreibende Felder. Dank des modularen Aufbaus können selbst sehr komplexe Anforderungen abgedeckt werden.

Die 'Arbeitsmappe' zur bequemen Handhabung elektronischer Akten
Diese Funktion bietet dem Anwender eine vertraute Heran- gehensweise an den Umgang mit dem DMS. Sie können sich virtuelle Akten holen und auf den Schreibtisch legen. Wenn eine Akte nicht mehr benötigt wird, legt sie der Anwender einfach wieder zurück.

Technischer Fortschritt und Zukunftsicherheit
Ob Volltextindex, XML-Schnittstelle, digitale Signatur, Worflowmodul und Anbindung an ERP-Systeme, bei docuvita compact sind Sie jetzt oder in Zukunft gut aufgehoben.

Die wachsende Papierflut

Studien haben ergeben, dass Mitarbeiter teilweise bis zu 60% ihrer täglichen Arbeitszeit mit der Verwaltung und Handhabung von Papierdokumenten verbringen. Mit einem DMS-System werden Aktenberge verkleinert und Papierarchive demnächst überflüssig. Auch der Verwaltungsaufwand verringert sich. In der Regel macht sich die Umstellung auf die papierlose Ablage bereits innerhalb eines Jahres bezahlt. Auch werden bisher getrennte Informationen zusammengeführt. Office-Dokumente, Eingangspost, Belege und E-Mails lassen sich so gemeinsam übersichtlich verwalten. Es wird eine einheitliche, unternehmensweite Dokumentenoberfläche geschaffen.

Ihre Vorteile:

Wegfall von unproduktiven Suchzeiten,
Einsparung von Büro- und Archivkosten,
verkürzte Bearbeitungs- und Antwortzeiten durch schnelleres Finden und Weiterleiten von Dokumenten,
Verbesserung der Arbeitsqualität,
Effizienzsteigerung und Beschleunigung der Geschäftsprozesse,
leistungsstarke Suche durch Volltextindizierung,
benutzerfreundliche, intuitive Systemoberfläche,
flexibles und leistungsstarkes Workflowmodul,
vielfältige Anbindungsmöglichkeiten über leistungsstarke XML-Schnittstelle,
preisgünstig durch Verwendung von Open-Source-Modulen.
Schaffung einer unternehmensweiten, einheitlichen Dokumentenoberfläche.

Fragen Sie mich nach der für Ihr Unternehmen am besten passenden Lösung, z.B. über Ihre Kontaktanfrage oder telefonisch unter +49 211 5807688.